Как управлять корпоративным племенем

1. Подготовка
Вождь (глава компании, управляющий, руководитель, менеджер, руководитель проекта) играет важную роль в африканских народных собраниях. Он определяет, по какому вопросу нужно принять решение и какие нюансы осветить, и в итоге принимает решение. Это волнующе. Вожди часто нервничают, особенно на своем первом народном собрании. На фасилитаторе разговора у костра лежит важная задача: помочь вождю правильно сформулировать вопрос и рассказать, как все будет происходить дальше. Мы часто сталкиваемся с нервными руководителями, которые за два дня до собрания вдруг осознают, что им и вправду придется принимать решение на месте. «Ой… То есть я не могу после мероприятия сначала посоветоваться с командой менеджеров?» – «Нет, вы можете коротко переговорить с коллегами, но решение примете в этот же день». – «Вы имеете в виду… настоящее решение?» – «Да, настоящее решение, которое через несколько недель начнете реализовывать». – «Но мы никогда так не делали, всегда можно было вернуться к обсуждению позднее». – «Поэтому мы так и поступаем. Вы должны по-настоящему принять решение, чтобы что-то в самом деле изменилось и никто не мог передумать». – «То есть вы имеете в виду окончательное решение». – «Да, конечно… Попробуем?»
Важно, чтобы вождь вместе с фасилитатором разговора у костра хорошо обдумали, какого рода решение нужно принять и кого именно необходимо задействовать в обсуждении. Это решение вида «да или нет» (вырубаем ли мы часть джунглей под земельные угодья; строим ли новое учреждение) или скорее мозговой штурм (как побороть болезнь рогатого скота; как сформулировать нашу стратегию)? Что это будет – просто консультация (можно ли женщинам чаще выходить на рынок; что вы думаете по поводу привлечения новых клиентов) или задание, требующее разработки мер (как мы обеспечим обслуживание строящейся школы; как лучше представить команде новый цикл планирования и способ контроля производства)? Конечно, вы как фасилитатор проверяете, подходящий ли лидер участвует в совещании. Компетентен ли он в принятии решений по заданной теме? Если нет, подыщите того, кто занимает более высокий пост, или предусмотрите, чтобы коллеги, с которыми руководитель, возможно, захочет посоветоваться, тоже присутствовали на собрании.
В африканском народном собрании принимают участие три стороны: вождь (глава компании, руководитель проекта, управляющий, менеджер), сохраняющий нейтралитет фасилитатор и народ. Задействуется мудрость коллектива. Поэтому важно, чтобы прозвучало как можно больше точек зрения. Приглашать людей с разными взглядами – в этом и заключается преимущество. Важную роль могут сыграть неожиданные точки зрения: менеджеры привлекают к обсуждению рядовых сотрудников; медицинское учреждение спрашивает мнение пациентов по вопросам стратегии; производитель просит детей вместе придумать новую упаковку для чипсов. Фасилитатор должен оставаться абсолютно нейтральным и не создавать впечатления, что он проводит идеи и поддерживает вождя или народ. Он настоящий посредник и следит, чтобы все шло гладко и последовательно. Если процесс идет тяжело и группа избегает прямого ответа на вопрос или не решается высказаться в присутствии вождя, именно фасилитатор может повлиять на ускорение процесса. Он помогает и вождю. Без подлинного сочувствия к вождю и понимания его тяжелой ответственности по принятию мудрого решения в этой работе нет никакого смысла. Никогда не предполагается, что фасилитатор нарочно постарается, чтобы вождь ошибся, даже если он не такой уж и мудрый руководитель. Если этот вождь вам не нравится, попросите выступить в роли фасилитатора кого-нибудь другого. Фасилитатору не обязательно хорошо разбираться в теме, лучше даже наоборот. Он регулирует процесс, сохраняя нейтралитет.
Организация африканского народного собрания во всех смыслах круглая. Важно сформировать настоящий полукруг, напротив которого сидят вождь и фасилитатор. Помещение с прикрепленными к полу стульями и столами, университетская аудитория, зал вытянутой формы, театральный или с колоннами совсем не подходят. Никогда не идите на уступки при организации пространства: вынесите столы, поставьте комфортные стулья. Очень здорово, если есть место на улице с настоящим костром, со старым деревом в песке на дюнах, на ковриках для пикника в саду или парке. Для лидера отведено специальное место на красивом стуле или подушке около дерева. Фасилитатор сидит слева от него, немного позади. Так вы обозначите свой нейтралитет. Посередине лежит «жезл говорящего». Это может быть красивый ритуальный жезл, микрофон (если группа большая) или просто ручка, если вы не любитель высоких технологий.
 
На таких собраниях можно делать заметки или просто записывать происходящее на видео. Это всегда уместно, потому как в ходе обсуждения высказывается очень много ценных точек зрения, и руководитель наверняка захочет позже еще раз все пересмотреть или перечитать. Очень важно сохранять только сказанное, не обозначая, кому именно принадлежат слова. Речь идет о том, чтобы выслушать и зафиксировать все позиции и взгляды. Смысл не в том, чтобы позже кому-то заплатили премию или похвалили за вклад. Цель – побудить присутствующих поделиться всеми своими знаниями и мудростью.
В такие моменты возникает сильное ощущение общности и участники по-настоящему чувствуют, что внесли вклад в принятие решения и прогресс организации, поэтому хорошей идеей будет после мероприятия вручить маленький благодарственный подарок каждому из участников. Подойдет что-то символическое, например свечи, полено для розжига или что-то вкусное. Очень важно потом снова собраться вместе, чтобы выслушать, как продвигается процесс. Ведь если ты так приобщен к делу, то и будущее тебя тоже интересует.
2. Разжигание костра
Фасилитатор разговора у костра встречает всех и начинает процесс подготовки, объясняет, почему все здесь собрались и как все будет проходить. Далее, чтобы настроиться на процесс, можно рассказать про африканские народные собрания. Чтобы помочь каждому из присутствующих, пригодятся следующие вопросы:
● Как вас зовут? Где вы работаете? Как вы думаете, почему именно вас сегодня пригласили?
● Сегодняшняя тема – … (сокращение расходов, будущая стратегия, возможность сотрудничества с другой компанией, пополнение кадров на новых управленческих должностях и др.). Что первое приходит вам в голову, когда вы думаете об этой теме? Как вы к ней относитесь?
Обобщите сказанное. Проследите, чтобы высказался каждый, в том числе фасилитатор, помощник и руководитель.
3. Разговор у костра: африканское народное собрание
Пришло время приступить к африканскому народному собранию. Оно происходит следующим образом.
а. Вопрос
Руководитель задает свой вопрос участникам в форме личного сообщения. С самого начала должно быть понятно, что вопрос принадлежит руководителю и решение будет принимать именно он. В помощь вам следующие формулировки:
● У нас есть … цель, и мы очень хотим ее достичь.
● Я хочу, чтобы … реализовалось.
● Так … я уже делал и пробовал делать.
● Мне нужна ваша помощь в … вопросе.
● Возможно, можно поступить так … или так…
● Я задаюсь вопросом о …
● Вы хотите мне помочь с …
● Я с удовольствием выслушаю ваше мнение по …
б. Пояснение
Сформулировать вопрос так, чтоб все сразу поняли, что вы имеете в виду, очень сложно – возможно, почти нереально. Поэтому фасилитатор разговора у костра дает участникам шанс попросить руководителя пояснить вопрос. Нельзя допустить, чтобы кто-то понял его неправильно. «Жезл говорящего» на этом этапе не используется. Вполне возможно, что изначальный вопрос на месте может измениться. Фасилитатор помогает руководителю сформулировать вопрос как можно точнее и просит несколько раз его повторить. Изменение формулировки в этот момент не говорит о слабости лидера. Наоборот, это означает, что теперь ответственность за исход собрания несут все его участники.